ایمیل رسمی انگلیسی - سارا نوشت

به گزارش سارا نوشت، این روزها دانستن اصولی برای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی برای بسیاری از افراد، واجب است. برای مثال کارمندانی که در شرکت های بین المللی کار می نمایند و یا دانشجویانی که می خواهند برای دریافت پذیرش از دانشگاه های انگلیسی زبان با آنها مکاتبه نمایند باید با طریقه نوشتن این نوع ایمیل آشنا شوند. درست است که یک ایمیل رسمی انگلیسی به میزان یک نامه رسمی نیست اما امروزه آنچه برای مصارف رسمی انگلیسی مورد استفاده قرار می گیرد یک ایمیل رسمی انگلیسی است. بعلاوه آشنایی با طریقه نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی حتی برای افرادی که زبان انگلیسی آنها در شرایط خوبی قرار گرفته، مهم است زیرا نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی دارای اصول خاصی است که باید با آنها آشنا شد و نحوه ایمیل زدن به استاد برای اپلای را نیز آموخت. در ادامه به 5 مرحله نوشتن این نوع ایمیل خواهیم پرداخت.

نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

• در مرحله اول از آماده سازی ایمیل رسمی انگلیسی که مشابه نامه رسمی انگلیسی است، باید به subject line توجه کنید. subject line همان خطی است که در inbox فردِ گیرنده ظاهر می گردد بنابراین در انتخاب آن باید دقت کنید. متن قابل مشاهده در بخش subject line نیز باید رسمی باشد تا فرد گیرنده ترغیب گردد آن را بخواند. برای روشن تر شدن موضوع به دو subject line زیر دقت کنید:

بی شک اولین subject line بسیار پر معنی تر و کامل تر بوده و برای یک ایمیل رسمی انگلیسی کاملاً مناسب است اما subject lineهایی مانند مورد دوم که خلاصه تر هستند بیشتر برای ایمیل های غیررسمی مورد استفاده قرار می گیرند. به شما پیشنهاد می کنیم مقاله ایمیل ریمایندررا نیز مطالعه کنید.

• درحقیقت مرحله دوم آماده سازی ایمیل رسمی انگلیسی، مرحله اول از نوشتن متن ایمیل است که باید با greeting شروع گردد. این مرحله از نوشتن ایمیل با عنوان Salutation شناخته می گردد. بخش Salutation همواره در ایمیل های رسمی وجود دارد که البته بعضی از افراد در ایمیلی های غیر رسمی به آن نمی پردازند. منظور ما از بخش salutation در این نوع ایمیل استفاده کردن از عباراتی مانند: Dear Lillian و یا Dear Mrs. Price در مواقع رسمی تر است. درحقیقت یک ایمیل فرمال یا باید با نوشتن نام فرد گیرنده (مانند موارد مذکور) و یا با نوشتن عبارات زیر شروع گردد (در صورت ندانستن نام فرد):

یا:

• بخش سوم از ایمیل نیز با عنوان Introduction شناخته می گردد. نویسنده بعد از اینکه نام فرد گیرنده را در ایمیل ذکر کرد (مرحله قبل) باید نوشتن بخش Introduction و یا همان معرفی را شروع کند. این بخش از ایمیل رسمی انگلیسی شامل معرفی فرد نویسنده است که در ایمیل های غیررسمی از آن استفاده نمی گردد. نمونه ای مناسب برای Introduction به توضیح زیر است:

• بخش چهارم از ایمیل نیز با عنوان Body شناخته می گردد که همانطور که از نامِ آن تعیین است بدنه اصلی متن ایمیل را شکل می دهد. درحقیقت در بخش Body باید درباره هدف اصلی ایمیل نوشت و به بیانی هدف از نوشتن ایمیل را elaborate کرد. نکته ای که برای این بخش بسیار مهم است این است که Body ایمیل باید به صورت بسیار دقیق و روان باشد تا از هرگونه سوء برداشت و یا سوء تفاهم جلوگیری گردد.
• مرحله پایانیی از انجام ایمیل رسمی انگلیسی با عنوان closing شناخته می گردد. درحقیقت در مرحله پایانیی از نوشتن ایمیل باید به جملات، حس پایانی داد. به بیان دیگر هنگامی که فرد گیرنده به بخش closing می رسد باید متوجه گردد که ایمیل شما رو به اتمام است. بعلاوه از آنجاییکه ایمیل شما با این بخش به پایان می رسد، تأثیر زیادی بر گیرنده خواهد داشت بنابراین در نوشتن آن باید نهایت دقت را به خرج داد. یک بخش closing خوب شامل نام و نام خانوادگی فرد نویسنده، اطلاعات تماس و در بعضی موارد عنوان اصلی ایمیل نیز خواهد بود. برای مثال یکی از کلمات رایج برای شروع بخش closing، کلمه Sincerely است. در ادامه نمونه ای از یک closing را مشاهده خواهیم کرد:

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به دانشگاه

در بخش قبل شما را با نحوه نگارش ایمیل به رسمی به دانشگاه آشنا کردیم و جزییات لازم را در این خصوص بیان نمودیم. ولی مشاهده چند نمونه شما را بیشتر با جزییات چنین ایمیل هایی اشنا خواهد کرد. در ادامه نمونه هایی از چند ایمیل رسمی را مشاهده خواهید کرد:

به شما پیشنهاد می کنیم از مقاله اصطلاحات اپلای نیز بازدید داشته باشید.

اگر قصد تحصیل در خارج از کشور را دارید می توانید از راه های زیر با مشاوران سارا نوشت در ارتباط باشید:

سوالات متداول

واژه های کاربردی نوشتن یک ایمیل رسمی چیست؟

واژه هایی مانند Dear Sir/Madam در ابتدای نامه و Best regards در پایانی ایمیل می تواند مناسب باشد.

در ایمیل رسمی RSPV چیست؟

این عبارت به معنای لطفا جواب بدهید بوده و معمولا فرستنده با استفاده از آن در ایمیل های رسمی میخواهد تا از حضور یا عدم حضور خود در جلسه، یا مصاحبه را به او اطلاع دهید.